Omnifocus, Todoist, Remember the Milk – Die Qual der Wahl der richtigen Todoliste

Todoist auf dem iPad mini
Andreas Lorenz beschreibt in seinem Beitrag „How to get the best out of Omnifocus – for PC Users“ wie er als iOS-User, der dienstlich einen PC benutzt das Beste aus Omnifocus heraus holt und es auch ganz ohne eine fehlende Webapp oder einen Mac-Client nutzt.

Ich bin auch bis heute noch stark begeistert von Omnifocus. Mitte letzten Jahres habe ich nach 8 Jahren als pro-Member Remember the Milk den Rücken gekehrt und bin zu Omnifocus gewechselt. Beim Setup meines Systems habe ich mich ganz stark von Sven Fechner und seinen sehr ausführlichen Artikeln zu Omnifocus inspirieren lassen. Ich konnte mich jedoch mit der iOS-only-Lösung auf Arbeit nie so richtig anfreunden, auch wenn Die Apps für Mac, iOS und Apple Watch am schönsten und durchdachtetsten sind. Nur E-Mails weiterleiten oder Siri um Tasks anzulegen hat mich zu sehr eingeschränkt und ich hatte zu oft das Gefühl, nicht alles im Griff zu haben.

Nach drei Monaten Omnifocus bin ich dann zu Todoist gewechselt und hier bisher am glücklichsten, auch wenn mir hier ein paar Dinge fehlen und wieder andere etwas umständlich sind. Im Design der Apps, sowohl auf iOS, als auch im Web haben alle Elemente ziemlich viel Whitespace. Ich würde mir wünschen, mehr Content sehen zu können und alles etwas kompakter zu haben. Auch das Templating-System ist etwas umständlich und arbeitet mit wenig intuitiven CSV-Files. Die App für die Apple Watch hat leider (noch) keine Compliation und ist manchmal etwas lahm. Außerdem wäre es schön, Start-Dates für Tasks vergeben zu können.

Mit der Veröffentlichung der neuen Remember the Milk-App ging dann jetzt auch die neue Webapp online, die ich im letzten Jahr in der closed Beta intensiv im Einsatz hatte. Auch hier fehlen mir aber noch ein paar Dinge, die mich wieder zu einem Wechsel bewegen könnten. Eine App für die Apple Watch fehlt bisher und eine Möglichkeit verschachtelte Projekte anzulegen fehlt mir auch. Das Handling von Subtasks ist etwas hakelig, das macht Todoist besser. Dafür bietet RTM eine extrem mächtige Query Language um Filter zu erstellen und die Möglichkeit, auch ganze Tasklisten per E-Mail zu importieren.

Ich werde jetzt erst ein mal bei Todoist bleiben und die anderen Entwicklungen beobachten. Ein trusted System, dem man nicht traut, weil man das Gefühl hat, es nicht so nutzen zu können, wie man möchte, oder Angst hat, es nicht komplett zu durchschauen, macht eben einfach keinen Sinn.

Notizen mit dem Dash/Plus-System

2008 muss es gewesen sein, als ich den Drang und die Notwendigkeit hatte, das erstellen meiner Notizen zu systematisieren. Auf der Suche nach einem praktikablen Systen, dass nicht auf das studieren ausgelegt ist, oder davon ausgeht, dass ich die Verwaltung meiner Todos analog mache, bin ich auf das Dash/Plus-System von Patrick Rhone gestoßen.

Patrick beschrieb es erstmals 2006 in Org-Fu Überpost – Productivity Whitepaper. Mittlerweile gibt es iPhone-Apps, die dieses System nutzen, Erweiterungen um Ideen oder Gedanken zu markieren und auch Mashups mit anderen System, wie dem Bullet Journal.

Basis eines jeden Items ist ein „-“ (also das Minus-Zeichen, Dash). Dieses wird dann erweitert, je nachdem, ob es sich um eine erledigte, oder delegierte Aufgabe, eine Merkenswerte Information handelt etc.

(Dash): Undone Action Item — Individual items (action items and ideas) are marked with a dash preceding them. All items, no matter what they are, are therefore treated as items to be processed.

(Plus): Done Action Item — If the item is an action item (todo), when the item is complete, a vertical line is drawn through the “dash” thus making it resemble a “plus”. This makes the dashed items stand out quite well despite the fact that the same color pen or pencil may be used.

(Right Arrow): Waiting – (i.e. for another action) — Drawing an arrow pointing to the the item denotes that it is something that is waiting on another action to happen or deliverable.

(Left Arrow): Delegated — Drawing an arrow pointing to the left of the item denotes that it has been delegated (with a note to whom and the date) .

(Triangle): Data Point — Turning the dash into a triangle denotes a data point (a fact or figure you wish to remember for instance).

(Circle) — A circle around any of the above means that it has been carried forward, moved to another list or otherwise changed status – i.e. a “Waiting” item has now become an Action Item elsewhere (with a note about where that item has gone).

So ist es möglich, beim späteren Scannen der Notizen sehr schnell Aufgaben heraus zu filtern, und sich wieder in ein Thema einzulesen. Bei mir hat es sich jetzt seit ein paar Jahren bewährt. Die ToDos wandern nach der Besprechung, Konferenz oder wo ich auch immer gerade Notizen gemacht habe, in Remember the Milk und können nicht untergehen.

Wie hältst Du es mit den Notizen? Hast Du ein bestimmtes System? Führst Du sie digital oder analog? Ich freue mich darauf, von deinen Erfahrungen zu hören.

„How OmniFocus controls my life“

Daniel Schauenberger ist entwickler bei Etsy und beschreibt in How OmniFocus controls my life, wie er OmniFocus nutzt, um mit GTD sein Leben zu managen.

Das Setup ist recht umfangreich und beschreibt auf der einen Seite das tägliche und wöchentliche Review, auf der anderen Seite die Integration von GitHub und Jira in das System. Das System passt mit Sicherheit nicht auf alle, da er relativ wenige Inboxen hat. Eine Inspiration für eine eigene Umsetzung kann es aber allemal sein.

Auf jeden Fall ist es ein lesenswerter Post.

via SIMPLICITYBLISS

Inbox Zero: Den E-Mail-Eingang bezwingen

Das Prinzip Inbox Zero von Merlin Mann ist ein Klassiker und den Produktivitäts-Tipps und hilft mir nun schon seit eingen Jahren, die schier endlose E-Mail-Flut zu bewältigen. Es gliedert sich gut in Getting Things Done ein und ist eine Kombination aus einer simplen Ordnerstruktur und Verhaltensweisen.

Der Vortrag im Video erklärt die ganze Sache recht gut. In einem späteren Beitrag werde ich noch mal mein gesamtes System beschreiben. Dieser Post hier soll erst mal nur einen Einstieg darstellen.

Hast Du Tipps für den Umgang mit E-Mails? Wie sieht deine Struktur aus und was tust Du, um den Überblick zu behalten?