Posteingang Null: Wie ich meine E-Mails bearbeite

Da ich relativ viele┬áE-Mails erhalte brauchte ich irgendwie ein System um damit klar zu kommen. Vor einigen Jahren bin ich auf einen Vortrag von Merlin Mann gestoßen, in welchem er sein System Inbox Zero vorstellt.

Das System funktioniert für mich sehr gut und im Folgenden werde ich erläutern, wie ich es umsetze.

Meine E-Mails habe ich auf einem IMAP-Server liegen. Der Server hat 40 GB Platz und bietet daher genügend Ressourcen für ein großes E-Mail-Archiv. Ankommende E-Mails werden durch Sieve gefiltert.

Screenshot von Thunderbird welcher meine Ordnerstruktur zeigt

Auf dem Server habe ich folgende Ordnerstruktur angelegt:

Im Posteingang landen alle E-Mails, die nach dem Filtern übrig bleiben. Um diese kümmere ich mich immer, wenn ich den Eingang durchsehe.

Im Entwürfe-Ordner liegen evt. verfasste E-Mails, die noch nicht verschickt wurden. Sollte klar sein ­čśë

Der Gesendet-Ordner sollte auch klar sein.

Der Archiv-Ordner ist, wie der Name schon sagt, mein zentrales Archiv. In diesem Ordner landen alle E-Mails, die nicht gelöscht wurden.

Der Junk-Ordner enthält gelegentlich mal Spam.

Der Papierkorb enthält gelöschte E-Mails.

Der Ordner Buzz enthält die von Sieve weggefilterten eher unwichtigen E-Mails. Hier landet alles, was ich nicht im Laufe des Tages ständig im Blick haben will (Newsletter, Rechnungen, Bestellbestätigungen, Facebook etc.).

Die Ordner im Screenshot mit den Ziffern davor, sind Suchordner aus Thunderbird. Dazu komme ich später noch.

In den Posteingang schaue ich mehrmals am Tag und bearbeite alle E-Mails darin. Den Buzz-Ordner öffne ich meist erst, wenn ich Abends zu Hause bin und ein Bisschen Zeit habe.

Als E-Mail-Client nutze ich schon seit Jahren Thunderbird. Er wurde mit der zeit immer besser und bietet eine gute Anpassbarkeit durch Erweiterungen aber hat gleichzeitig ein sehr aufgeräumtes Interface.

Er bietet die Möglichkeit E-Mails mit „Schlagworten“ zu versehen. Ich habe die voreingestellten Schlagworte gelöscht und mir die Schlagworte „Antworten“, „Zu erledigen“, „Wichtig“ und „Warten“ angelegt. Thunderbird nummeriert diese durch und man kann dann zum Beispiel die Taste 3 drücken um eine E-Mail als wichtig zu markieren. Des Weiteren bietet er die Möglichkeit, durch einen Druck auf die Taste A eine E-Mail ins Archiv zu verschieben. So ist es möglich, E-Mails in relativ kurzer Zeit durch zu arbeiten.

Wenn jetzt eine E-Mail ankommt, wird sie zuerst auf dem Server gefiltert.

Wenn auf sie kein Filter zutrifft, landet sie im Posteingang.

Wenn ich sie gelesen habe, kommt sie ins Archiv.

Wenn ich darauf antworten muss und das innerhalb von zwei Minuten erledigen kann, antworte ich sofort und schiebe die E-Mail ins Archiv.

Wenn eine Antwort länger dauern würde, wird sie mit dem Schlagwort „Antworten“ versehen und kommt ins Archiv. Gleichzeitig lege ich mir einen Eintrag auf meiner ToDo-Liste an.

Das Gleiche gilt, wenn die E-Mail einen Arbeitsauftrag enthält. Sie wird dann jedoch mit „Zu erledigen“ markiert.

Wenn eine E-Mail Informationen enthält, die kurzzeitig wichtig sind (z.B. für ein Telefonat, was ich führen muss) wird sie als „Wichtig“ markiert.

Wenn ich eine E-Mail verschickt habe und auf eine Antwort warte, markiere ich die gesendete E-Mail als „Warten“.

Wenn sich der Status einer E-Mail ändert, weil ich z.B. einen Auftrag erledigt habe, dann löscht ein Druck auf die Taste 0 (Null) alle einer E-Mail zugewiesenen Schlagworte.

Mit diesem System bleibt der Posteingang übersichtlich und leer und ich habe trotzdem die Möglichkeit, mir anhand der Suchordner in Thunderbird die entsprechenden E-Mails auflisten zu lassen. Die Zahlen in den Namen der Suchordner erinnern mich an den entsprechenden Shortcuts zum zuweisen des Schlagworts.

Thunderbird legt normalerweise im Archiv-Ordner noch Jahresordner an in die E-Mails normalerweise sortiert werden. Um dieses Verhalten zu ändern gibt es die Erweiterung Message Archive Options.

Wenn ich unterwegs bin, greife ich entweder über das iPhone oder meinen Webmailer auf die E-Mails zu. Dadurch, dass die E-Mails und Ordner auf dem Server liegen, kann ich dann genau so arbeiten wie mit Thunderbird. Was nicht funktioniert, sind die Schlagworte aber das stört mich unterwegs nicht. Wenn ich z.B. am iPhone eine E-Mail aus dem Blickfeld haben möchte, schiebe ich sie erst mal in den Buzz-Ordner und kümmere mich zu Hause wieder darum.

Wahrscheinlich klingt das jetzt alles furchtbar kompliziert aber eigentlich ist es das überhaupt nicht. Wenn man sich die Routine des Durchsehens und Bearbeitens einmal angewöhnt hat geht sie relativ leicht von der Hand und durch die Shortcuts ist der Posteingang auch relativ schnell wieder leer. ­čÖé

Remember The Milk als Aufgabenverwaltung

Zur┬áVerwaltung meiner täglichen Aufgaben nutze ich den Web-Dienst Remember The Milk (RTM).

RTM ist über den Browser von jedem Rechner aus erreichbar und bietet außerdem Apps für iPhone, Android und Blackberry an.

Eine Stärke von Remember The Milk ist das offene Konzept. Man wird nicht in irgendwelche Organisationssysteme gezwungen sondern kann sich anhand von Listen alles zusammen bauen, was man braucht.

Eine weitere Stärke sind die dynamischen Listen. Anhand von bestimmten Suchkriterien kann man sich hier verschiedenste Aufgaben dynamisch zusammen fassen lassen. Wo das praktisch ist, werde ich gleich noch zeigen.

Ansonsten kann man Aufgaben mit Tags versehen, Orte hinzufügen, an Andere delegieren und noch vieles mehr.

Die Standard-Liste nennt sich Eingang. Hier kommen alle Aufgaben rein, die entweder noch keiner Liste zugeordnet oder per E-Mail importiert wurden. Ich organisiere meine Aufgaben dann auf folgenden Listen: „Arbeit“, „Persönlich“, „Dieses Jahr“ und „Irgendwann/Vielleicht“.

Zusätzlich lege ich „Smartlists“ an, welche meine Aufgaben nach bestimmten Kriterien filtern und sie mir anzeigen. #heute, #morgen und #überfällig sollten selbsterklärend sein. @büro und @home unterscheiden Aufgaben nach Büro (dienstlich) und zu Hause. @einkaufen zeigt mir alle Dinge, die ich besorgen muss und @telefon sind alle Telefonate die ich führen muss. Wenn ich bei einer Aufgabe auf Zuarbeit bzw. auf Rückmeldung von Dritten angewiesen bin, erscheint sie in der Liste @warten.

Die Liste #dash zeigt alle Aufgaben, die bisher noch im Eingang liegen, und denen ich keinen Ort und keinen Zieltermin zugewiesen habe.

So habe ich immer alle Aufgaben im Blick und kann kontext- bzw. ortsabhängig genau das anzeigen lassen, was ich im Augenblick erledigen kann.

Anbei noch ein Listing der Suchkriterien meiner Smartlists:

  • #heute: due:heute OR dueBefore:Today OR (dueAfter:“today 0:00″ AND dueBefore:“Now“) OR tag:“na“
  • #morgen: due:morgen
  • #überfällig: dueBefore:Today OR (dueAfter:“today 0:00″ AND dueBefore:“Now“)
  • @büro: location:@büro AND NOT tag:@warten
  • @home: location:@home AND NOT tag:@warten
  • @einkaufen: tag:@einkaufen
  • @telefon: tag:@telefon or name:anrufen and not tag:@warten
  • @warten: tag:@warten
  • #dash: (dueBefore:today OR due:never OR isLocated:false OR list:Eingang) NOT (list:“Irgendwann/Vielleicht“ OR list:“Dieses Jahr“ OR list:“@einkaufen“)

Ich denke, das Prinzip wird klar und sollte sich auch auf andere Aufgabenverwaltungen übertragen lassen. Ich kann RTM nur empfehlen und bin seit zwei Jahren vollends zufrieden damit.